Общие правила деловой переписки в рабочей почте

Цифровой этикет. Письма.

Важная составляющая коммуникации на работе - это почта. Но, далеко не во всех компаниях внедрена политика цифрового этикета. В сегодняшней короткой публикации мы покажем основные правила работы с корпоративной почтой. Которые действуют, как для внутренней переписки, так и для внешней.

🎯 Пишите тему письма.

🎯 После приветствия переносите текст на новый абзац.

🎯 Не больше одного смысла или темы в одном письме.

🎯 Пишите только по делу.

🎯 Если задаете вопрос или ставите задачу – пишите сроки ответа.

🎯 Пишите с уважением к тому, кому пишите. Даже, если пишете гневно.

🎯 Сохраняйте историю переписки в ответном письме.

🎯 Один получатель. Тот, кому адресуете письмо, все остальные в копии.

🎯 Подпись в письме – обязательна.

🎯 Для переписки использовать только рабочую почту с окончанием @вашдомен.ru

🎯 Отвечайте на почту как можно быстрее. Максимум для ответа – 1.5 часа.

🎯 Перечитывайте письмо перед отправкой.

🎯 Старайтесь избегать ошибок как орфографических, так и пунктуационных.

🎯 Отправляйте письма в рабочее время.

🎯 Меньше восклицательных и вопросительных знаков. Не стоит показывать эмоцию в таком формате.

🎯 Не стоит писать БОЛЬШИМИ БУКВАМИ.

🎯 Не использовать в большом количестве смайлики, выделение цветом, или жирный шрифт.

🎯 При постановке задачи не забывайте о системе SMART. Напишите что будет являться критерием исполнения и в какие сроки.

Правила очень простые, но на практике - их очень трудно внедрить. Эти простые этапы должны стать частью культурного кода компании, если компания говорит рынку о стандартах и качестве.

Стандарты и качество продукта начинаются со стандартов и качества коммуникации в компании.