Онбординг. Как провести?

На часах 09:00, новый сотрудник, улыбаясь стоит на ресепшн, ощущая небольшую неловкость перед новым коллективом.

Бывало такое? С каждым бывало. На месте нового сотрудника однажды были и вы сами.

Что нужно сделать, чтобы новому сотруднику было комфортнее, и чтобы он быстрее вник во все задачи?

✅ 1 этап. Подготовка к выходу.

О том, что предстоит выход нового сотрудника необходимо предупреждать технический отдел за 1-2 дня. В этом случае, все успеют подготовиться:

📍 Подготовить стол, стул.

📍 Найти и подключить компьютер (или настроить ноут)

📍 Найти и подключить доп.аксессуары к компьютеру (мышь и прочее)

📍 Позаботиться о наличии канцелярских принадлежностей.

📍 Идеально, если будет готова чистая тумбочка.

📍 Если есть welcome-пакет (корпоративная кружка, ручка, блокнот) – заранее подготовьте набор.

📍 Настройте корпоративную почту и прочее необходимое ПО на компьютере сотрудника.

📍 Подготовьте доступы ко внутренним системам (1С, Битрикс, Аспро, Companix, Kaiten). Словом, ко всем системам, с которыми работает компания и должен работать сотрудник.

📍 Распечатайте путь к хранилищу бизнес-процессов, где сотрудник может ознакомиться со своими обязанностями и предстоящей работой.

✅ 2 этап. Первый день

После подписания необходимых документов, желательно не оставлять сотрудника на произвол офисных страстей.

📍 Познакомьте его с руководителем. Хороший тон, если руководитель готов к выходу и заранее освобождает минут 30 на знакомство и более непринужденную беседу, чем была во время собеседования.

📍 Далее нужно обсудить основные цели и задачи. Что делаем, когда, зачем?

📍 После этого нужно провести короткую экскурсию по офису. Если все работают удаленно, то можно короткую экскурсию с использованием оргштатной структуры.

📍 Далее личное знакомство с коллективом, в котором сотруднику предстоит работать. А также со всеми, с кем будут пересекаться действия нового сотрудника в рамках бизнес-процессов.

📍 Не бросайте нового сотрудника во время обеда. Руководитель или HR должны показать, где столовая, где можно еще пообедать. И сходить на первый обед с сотрудником.

📍 Во второй половине дня расскажите сотруднику про ценности компании, про миссию, про традиции и неформальные правила.

В целом, первый рабочий день пройдет в знакомствах, подключении всех систем, проверки всех паролей.

✅ 3 этап. Погружение

Здесь нужно проработать детальный план встреч и совещаний. А также, желательно закрепить за новым сотрудником старшего помощника. К которому всегда может обратиться новичок. В небольших компаниях это руководитель отдела. Но иногда в этой роли могут выступить другие коллеги.

📍 Важно на этом этапе составить четкие критерии показателей эффективности и успешности работ.

📍 Не забывайте слушать нового сотрудника. Он пришел не с пустым бекграундом. И может принести что-то новое и важное в вашу работу.

📍 Новый сотрудник, особенно в первое время нуждается в постоянной обратной связи от руководителя. Подкрепляйте его уверенность в себе или корректируйте ошибочные действия.

Онбординг проходит быстрее и качественнее, если у вас в компании есть 2 элемента:

1️⃣ четко составленная оргштатная структура;

2️⃣ грамотно составленные схемы бизнес-процессов с описанием каждого этапа.

Тогда, новый сотрудник, самостоятельно изучая материал - может приступить к выполнению обязанностей. Ведь шпаргалка у него всегда рядом. Два документа, о которых выше идет речь, сокращают время погружения и изучения особенностей работы с 2-3 месяцев до 2-3 недель.

Выводы: заранее готовьтесь к выходу сотрудника, помогайте ему адаптироваться в первое время и не забывайте о том, что вы однажды были на его месте.